Zapytanie ofertowe „Zakup, dostawa, montaż i demontaż zewnętrznej sztucznej choinki bożonarodzeniowej”

ZAPYTANIE OFERTOWE

Miejski Dom Kultury w Myszkowie zaprasza do złożenia oferty na zadanie pn:

„ Zakup, dostawa, montaż i demontaż zewnętrznej sztucznej choinki bożonarodzeniowej”

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zakup, dostawa, montaż i demontaż fabrycznie nowej zewnętrznej, sztucznej, wolnostojącej choinki bożonarodzeniowej, przestrzennej 3D o regularnym, smukłym kształcie stożkowym, na stabilnej konstrukcji modułowej, przeznaczonej do wielosezonowej ekspozycji zewnętrznej o następujących parametrach:

wysokość choinki: 11,50–12,50 m,

średnica dolnej części: 5,00–6,00 m,

min. 1 000 elementów/gałęzi tworzących poszycie,

min. 70 000 końcówek igliwia,

oświetlenie LED: zimne białe/ciepłe żółte, z możliwością zmiany, równomiernie rozmieszczone na całej powierzchni, dekoracja szczytowa typu gwiazda/top: min. 1,00 m.

2. Wykonawca zapewni odpowiednio dobrany system balastowy, gwarantujący stabilność całej konstrukcji wraz z topem/gwiazdą. Montaż na utwardzonej nawierzchni należy wykonać bez jej uszkodzenia.

3. Wszystkie elementy konstrukcyjne, poszycie i oświetlenie muszą być przystosowane do użytkowania zewnętrznego.

4. Poszycie i konstrukcja choinki:

Poszycie wykonane z gęstych, przestrzennych gałęzi z wyraźnie widocznymi pojedynczymi gałązkami i końcówkami igliwia, imitujących wygląd naturalnego drzewa iglastego. Igliwie osadzone na ocynkowanych gałązkach, rozmieszczonych warstwowo i równomiernie na całym obwodzie oraz wysokości choinki. Poszycie powinno tworzyć zwartą, przestrzenną bryłę, maksymalnie ograniczając widoczność konstrukcji nośnej.

Poszycie nie może mieć formy jednolitej maty, girlandy ani płaskiego wypełnienia – powinno składać się z wyodrębnionych, widocznych gałązek tworzących przestrzenną strukturę drzewa. Choinka gęsto i równomiernie wypełniona sztucznym igliwiem w naturalnym zielonym kolorze.

Materiały poszycia odporne na promieniowanie UV i warunki atmosferyczne oraz posiadające dokument potwierdzający właściwości w zakresie niepalności.

5. Konstrukcja nośna choinki metalowa, modułowa, przeznaczona do wielokrotnego montażu i ekspozycji zewnętrznej, zabezpieczona antykorozyjnie środkiem zawierającym cynk.

6. Na szczycie choinki zamontowany przestrzenny top 3D o wysokości min. 1,00 m, o nieregularnych/nierównych bokach, podświetlony światłem LED w kolorze zimnym i ciepłym białym, stylistycznie dopasowany do oświetlenia całej choinki.

7. Choinka powinna być wyposażona w oświetlenie LED o zmiennej barwie światła,
   z możliwością przełączania pomiędzy światłem ciepłym białym a zimnym białym, równomiernie rozmieszczone na całej powierzchni choinki. System powinien umożliwiać wybór i zmianę barwy oświetlenia bez konieczności wymiany elementów świetlnych.

8. Wykonawca w cenie oferty dostarczy ww. choinkę własnym transportem oraz zainstaluje ją w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

Wykonawca zrealizuje niniejsze zamówienie nie później niż do końca dnia 1 grudnia
2026 r. (montaż) i nie później niż do końca dnia 1 lutego (demontaż).

1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał należycie lub w przypadku świadczeń okresowych i ciągłych wykonuje należycie co najmniej jedną dostawę z montażem fabrycznie nowej choinki bożonarodzeniowej o wartości umowy co najmniej 80 000,00 zł brutto;

2. złożyli ofertę niepodlegającą odrzuceniu w niniejszym postępowaniu w zakresie opisanym w przedmiotowej procedurze.

Zamawiający odrzuci ofertę:

1. 1. została złożona po terminie składania ofert,

   2. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

   3. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia,

   4. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

   5. zawiera błędy w obliczeniu ceny,

   6. wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie przez Zamawiającego:

– oczywiste omyłki pisarskie,

– oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

– inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty,

l) wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą;

m) wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania ofertą.

1. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim, z wykorzystaniem załączonego formularza ofertowego (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania).

2. Formularz ofertowy winien być podpisany przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej, wymogami ustawowymi oraz przepisami prawa, a upoważnienie do reprezentacji powinno być należycie udokumentowane.

1. Wykonawca składa ofertę zawierającą:

   1. wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1);

   2. wykaz dostaw na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania wraz z dowodami określającymi czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane.

   3. w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Wykonawca składa odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru;

   4. jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 3 powyżej, Wykonawca dołączy oryginał pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;

2. Oferty należy składać na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania:

   1. osobiście w siedzibie Miejskiego Domu Kultury w Myszkowie ul. 3 Maja 15

lub

1. 2. za pośrednictwem poczty na adres: Miejski Dom Kutry w Myszkowie ul. 3 Maja 14, 42-300 Myszków;

lub

1. 3. drogą elektroniczną na adres mailowy: dkmyszkow@gmail.com

3. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia 15.10.2026 r. o godz. 09:00.

4. Oferent może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

5. Zamawiający niezwłocznie przekaże informację z otwarcia ofert wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli ofertę.

6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryterium :
   cena – 80%, gwarancja – 20%.

2. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria i ustaloną punktację:
   a) punkty za kryterium „Cena” zostaną przyznane za cenę netto określoną w ofercie, według następującego wzoru:
   (Cena oferty najniższej / Cena oferty badanej) x 100 x 80% = ilość punktów
   b) punkty za kryterium „Okres gwarancji” zostaną przyznane według następującego wzoru:
   (Okres gwarancji w ofercie badanej / Okres gwarancji w ofercie z najdłuższym okresem gwarancji) x 100x 20% = ilość punktów
   Ilości punktów za poszczególne kryteria po zsumowaniu będą stanowić końcową ilość punktów przyznaną danej ofercie. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest:

Aleksandra Podgórska – dyrektor MDK

e-mail: ola.podgorska@mdk-myszkow.pl

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty, Wykonawca zostanie powiadomiony przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (e-mail).

2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie realizacji zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert spełniających wymagania Zamawiającego zawarte w Zapytaniu.

3. Zamawiający może zamknąć postępowanie na każdym etapie postępowania, bez podawania przyczyny.

4. Jeżeli Zamawiający dokona wyboru oferty, umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zostanie zawarta z Wykonawcą, na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 3 niniejszego Zaproszenia.

5. Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu informacje dotyczące osób podpisujących umowę oraz osób upoważnionych do kontaktów w związku z realizacją umowy.

Załączniki:

– Załącznik nr 1 – formularz oferty Załącznik nr 1 – wzór oferty

– Załącznik nr 2 – wykaz usług Załącznik nr 2 – wykaz usług(1)

– Załącznik nr 3 – wzór umowy Załącznik nr 3 wzór umowy

– Załącznik nr 4 – Klauzula RODO Załącznik nr 4 – Klauzula RODO

– Załącznik nr 5 – oświadczenie sankcyjne Załącznik nr 5 – oświadczenie sankcyjne